Hinweise für die Bedienung von Tawodo

Systemvoraussetzungen: Beste Performanz im Google Chrome Browser

Nach dem Einloggen befinden Sie Sich auf der Startseite.
Mit einem Klick auf das Tawodo Logo (ganz links oben), kommen Sie auf die Tawodo Webseite.
Um jegliche Art von Datenverlust zu vermeiden, wird jeder Eintrag gespeichert, sobald Sie eine andere Position auf der Seite anklicken! Sie müssen keinen „Speicherbutton“ mehr drücken. Einzige Ausnahme sind Einträge im Notitzfeld und hinzufügen Erstanlage eines neuen Kontaktes, hier wird Ihnen unten rechts der Speicherbutton angezeigt.

Lizenz eingeben und erneuern

  1. Um eine Lizenz zu erneuern müssen Sie diese erst käuflich auf Tawodo.com erwerben.
  2. Besitzen Sie nun eine Lizenz und haben diesen per E-MAIL erhalten? Registrieren Sie sich auf Tawodo.de oder loggen Sie sich ein.
  3. Sie sind eingeloggt? Prima drücken Sie nun rechts oben den ersten Button Lizenz
  4. Nun öffnet sich ein Fenster mit einem Eingabefeld, dort geben Sie Ihren erhaltenen Lizenzschlüssel ein und bestätigen. Bitte beachten Sie das keine Leerzeichen enthalten sind.

Anlegen eines neuen Projektes

  1. Klicken Sie auf den grünen Menüpunkt „Neues Projekt“ (links oben)
    2. Nun wählen Sie eines der angebotenen Icons
    3. Geben Sie Ihrem Projekt nun einen Namen. Dafür direkt auf das erste Menüfeld „Projekt“ (oben links) klicken und „Projekt“ mit Ihrem gewünschten Projektnamen einfach überschreiben
    4. Sie können jetzt Ihre Kopfleiste (bis zu 8 Spalten) selbst festlegen und auf Ihre Bedürfnisse anpassen
    Achtung, da das System alphabetisch nach der Spalte „Name“ sortiert, diese bitte möglichst nicht ändern, weil sonst die Suche nach den Kontakten erschwert wird.
    5. Mit dem grünen Menüpunkt „Speichern“ (oben rechts) und Ihr neues Projekt ist angelegt
    Sie wollen ein angelegtes Projekt umbenennen?
    1. Wählen Sie das gewünschte Projekt
    2. Projektnahmen (links über Ihrer Tabelle) anklicken und ändern
    3. Mit dem blauen Pfeil rechts daneben speichern
    Sie möchten angelegte Spalten umbenennen?
    1. Auf die bisherige Bezeichnung klicken, z.B. „Ort“, und neue Bezeichnung eingeben
    2. Diese Änderung ist automatisch gespeichert, wenn Sie jetzt in irgendein anderes Feld klicken.
    Sie möchten die Statusleiste ändern?
    In jedem Projekt können Sie den Status Ihrer eingegebenen Kontakte durch die farbigen Würfel (gelb, orange, grün, rot und blau) erkennen und verwalten. Diese können Sie in jedem Projekt individuell und nach Ihren Wünschen festlegen.
    1. Hierzu müssen Sie zuerst einen Kontakt anlegen
    2. Auf den Menüpunkt „Status“ klicken (oberhalb des blauen Würfels, oben rechts) und die 5 Statuswürfel beschreiben
    3. Speichern.
    Die ersten drei Statuswürfel, Wiedervorlagen, Termine und Neue Kontakte sind vorgegeben und lassen sich nicht ändern.

Optionen nach dem Anlegen eines neuen Kontaktes:

Eingabe von Bemerkungen/Notizen Unter Namen ist der Menüpunkt Notizen. Diesen anklicken und Einträge vornehmen oder kopierte Texte einfügen. Danach rechts unten  auf speichern  klicken und Ihre Einträge sind gespeichert.

Hochladen von PDFs, Word oder Bilddateien Unter dem Vornamen ist der Menüpunkt „Dateien hinzufügen“. Hier können Sie Bilder, Dateien, … hochladen (Nur in Premium-Version möglich)

Hinweis auf die letzte Bearbeitung des Kontaktes
Bei jeder Änderung wird das aktuelle Datum in der Spalte Datum angezeigt.

Wiedervorlagen und Termine
Diese können Sie über die Kalenderfunktion eingeben und sie werden in den Statuswürfeln Termine/Wiedervorlagen als zukünftige bzw. als verpasste Wiedervorlagen/Termine links bzw. rechts unten im jeweiligen Statuswürfel angezeigt. Diese können Sie anklicken, dadurch wird nur die jeweilige Auswahl angezeigt.

Verwaltung/Controlling der Kontakte
Zuordnung des Kontaktes nach Bearbeitungsstand im jeweiligen Statuswürfel. Unter dem Menüpunkt Status können Sie über einen Dropdown festlegen, in welchen Würfel Sie Ihren Kontakt ablegen. Ihr Kontakt ist jetzt im jeweilige Würfel abgelegt und zahlentechnisch erfasst. Um die Kontakte im jeweiligen Würfel in die Ansicht zu bringen, einfach auf den gewünschten Würfel klicken

Versenden von Mails / Sammelmails
Den Menüpunkt „Nachrichten“ öffnen (kleiner grüner Butten hinter jedem Kontakt neben drei weiteren anders farbigen) und Mails schreiben und versenden. Sie können einzelne Kontakte auswählen oder alle, diese werden dann in ihrem Mailprogramm unter abgelegt. Wenn dies nicht funktioniert können Sie auch die Auswahl kopieren.

Übergabe der Kontakte in die verschiedenen Projekte

Wenn Sie einzelne Kontakte in ein neues Projekt verschieben möchten, dann wählen Sie bitte im jeweiligen Kontakt ganz rechts, den orangen Butten „verschieben“, dort können sie auswählen in welches Projekt er kopiert werden soll. Es werden alle eingetragenen Informationen, auch alle Notizen übertragen. In dem Projekt wird dieser jetzt wieder als neuer Kontakt im grünen Würfel abgelegt. Sie können auch alle Kontakte auswählen und übertragen.

Weitere Optionen:

Mitarbeiterlink

Dieser Menüpunkt erstellt für jeden User einen eigenen Link, der bei Bedarf an unterstellte MA weitergegeben werden kann, die sich dann ebenfalls bei Tawodo anmelden können. Hierdurch erlangt der oberste User (nach Zustimmung des MA) die Einsicht in dessen Tawodo (kann aber nichts selbst verändern)(Nur auf Anfrage möglich)

 


 

Import von CSV-Dateien mit OpenOffice

  1. Wenn Sie nun selbst eine Datei hochladen möchten erstellen Sie wie gewohnt eine neue Projekt in Tawodo und klicken dann auf Import! Fall Sie bereits eine Projekt besitzen klicken Sie nur auf die gewünschte Projekt und anschließend auf Import.
  2. Benötigen Sie ein Muster für die CSV-Datei wählen Sie Ihre gewünschte Tabelle und klicken Sie auf Export!
  3. Wenn Sie nun Ihre Tabelle exportiert haben öffnen Sie diese mit einem Kalkulationsprogramm!
  4. Lassen Sie die erste Zeile mit den Bezeichnungen stehen und fügen Sie unter den Bezeichnungen Ihre Einträge ein oder Kopieren Sie diese aus einer anderen Tabelle heraus.
  5. Haben Sie alle Einträge in die Tabelle eingefügt klicken Sie auf Datei > Speichern unter (Datenformat .csv) (beachten Sie hierbei das Sie ein Häkchen bei Filtereinstellungen bearbeiten machen müssen!) und klicken Sie auf Speichern!
  6. Hat sich ein neues Fenster geöffnet? Wenn ja achten Sie darauf das als Zeichensatz UTF-8 eingestellt ist, als Feldtrenner ein Komma (,) und als Texttrenner zwei Anführungsstriche („).
  7. Haben Sie nun die Datei als CSV gespeichert gehen Sie zurück auf Tawodo, klicken Sie importieren und wählen Sie Ihre Datei aus. Haben Sie dies getan Klicken Sie auf CSV hochladen. FERTIG

 

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